Banco Terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del Estado colombiano (BANTER)


Definiciones:
¿QUÉ ES EL BANTER?

El Banco Terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del Estado colombiano – Banter es una herramienta elaborada por el Archivo General de la Nación para orientar los procesos de gestión documental de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, mediante la normalización de las denominaciones de las series y subseries documentales y una propuesta de valoración documental.

Así mismo, el Banter tiene el propósito de brindar a la ciudadanía una herramienta que facilite el acceso a la información pública, por medio un vocabulario que le permita conocer el contenido, los asuntos, los temas y la conformación de series y subseries que produce el Estado. El Banter es una referencia para que la ciudadanía pueda conocer los tiempos mínimos de la documentación en los archivos de gestión y central para su consulta inmediata, además, de saber la propuesta del Archivo General de la Nación para la conformación del patrimonio documental con proyecciones sobre las disposiciones finales según el contenido del documento y el contexto histórico de la función en el devenir del Estado.

¿POR QUÉ HACER UN BANTER?

El Archivo General de la Nación decidió hacer un banco terminológico enfocado sobre series y subseries documentales (BANTER) porque evidenció la necesidad de normalizar cuestiones sobre la identificación y denominación, en el entendido que estas agrupaciones son la unidad básica de la gestión documental y es a través de ellas que se aplican todos los procesos archivísticos. La incorrecta identificación o denominación imposibilita la valoración documental y no permite acceder a los documentos de forma oportuna, en parte porque los nombres asignados no corresponden a la función que los produce o el contenido.

Es preciso mencionar que el BANTER es una herramienta orientativa y que no exime a las entidades a realizar sus procesos de identificación de series y de valoración documental.

¿CÓMO ESTÁ ESTRUCTURADO ?

El BANTER está estructurado por agrupaciones funcionales. Cada serie identificada se ubica dentro de un campo de acuerdo con la función que le dio origen, para garantizar el principio de procedencia y que los documentos sean reconducidos al organismo que por función le corresponden. De igual forma, el propósito de las agrupaciones funcionales es que la serie identificada se incluya dentro de un sistema lingüístico que explica el entorno disciplinario para que sea reconocido por los mismos usuarios de la información y permita su denominación y valoración, en el contexto de la producción de documentos y el lenguaje que maneja el Estado.

¿CÓMO CONSULTAR EL BANCO TERMINOLÓGICO?

El BANTER está desarrollado una solución tecnológica propia y mejora aspecto de navegación y búsqueda, en relación con la herramienta utilizada anteriormente.

El acceso a la información se hace por medio del panel inicial que cuenta con tres tipos de navegación para consultar las series y subserie:

  • Navegación sistemática: el usuario puede consultar las series y subseries documentales normalizadas y valoradas por medio de las agrupaciones funcionales o sectores que se listan en el panel inicial.
  • Navegación en la barra de búsqueda de términos: el usuario tiene la posibilidad de ingresar un término para que el sistema informativo busque las series y subseries relacionadas.
  • Navegación alfabética: el usuario puede consultar las diferentes series y subseries en el orden convencional alfabético.
¿CÓMO SURGIÓ LA IDEA DEL BANCO TERMINOLÓGICO?

El BANTER inició como una meta estratégica del plan institucional 2014-2018 para atender los requerimientos del Decreto 1080 de 2015 y ofrecer a las entidades del Estado un vocabulario controlado sobre la denominación de series y subseries documentales. Entre el 2015 y 2016, el entonces Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias de la Subdirección de Patrimonio Documental elaboró una propuesta con cerca de 120 términos que apuntaran a la identificación de serie y subseries de las dependencias transversales. En el año siguiente se crearon mesas de implementación con profesionales del Archivo General de la Nación, con la tarea de validar la propuesta. La mesa de implementación terminó proyectando 100 términos para la denominación de series y subseries con la aprobación del Comité Evaluador de Documentos. En las discusiones de las mesas se tomó la decisión de agregar información sobre los tipos documentales, los tiempos de retención y la disposición final. Una discusión vital para la estructura de BANTER.

La decisión se basa en el compromiso de brindar una herramienta que apoye la gestión documental de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, entendiendo que la denominación aporta a la clasificación documental, la integralidad de los expedientes y la aplicación de los procesos archivísticos en cada una de las etapas del ciclo vital del documento. Para esto, el BANTER procura la normalización de los tipos documentales y estandariza su denominación según los procesos, procedimientos y el marco legal que regula su producción, pero, sobre todo, otorgando nombre a los documentos que estén relacionados con la serie y tener un panorama del sistema lingüístico de las agrupaciones funcionales, que pueda apuntar a estandarización de los procesos de gestión documental en las entidades estatales.

Además, el Archivo General de la Nación considera que el BANTER es una herramienta mediante la cual puede gestionar el patrimonio documental y dar indicaciones sobre las series y subseries que podrían hacer parte de los archivos históricos. En ese sentido, los miembros de la mesa de implementación consideraron que la identificación y conceptualización de una serie es un ejercicio preliminar a la valoración, por lo que era necesario complementarlo al ampliar el análisis sobre los tiempos de retención y disposiciones finales.

Entendido ese derrotero, en los años posteriores se agregaron más series y subserie al BANTER, atendiendo otros sectores de la administración del estado como las gobernaciones, corporaciones autónomas, contralorías municipales, empresas de servicios públicos, entre otros, para brindar normalización en los sectores rezagados con la gestión documental o en aquellos en los que se evidencian pluralidades de nombre.

¿CÓMO SE ELABORÓ EL BANCO TERMINOLÓGICO?

Para realizar el BANTER con sus particularidades fue necesario plantear una metodología basada en la elaboración de vocabularios controlados pero que se ajustara a la relación que existe entre los documentos y las funciones que promueven su producción. De modo que, se tomaron elementos de la descripción documental y la elaboración de las TRD, en las que se atendieran la normalización de la denominación de la serie, la descripción del contenido informativo y la valoración documental.

El primer paso es identificar el objeto de estudio por medio de las agrupaciones funcionales y sectores de la administración que poseen dificultades en la implementación en los procesos de gestión documental o aquellos donde existen ambigüedades en las denominaciones de series, subseries o tipos documentales. Estas falencias pueden ser evidenciadas en las solicitudes de inscripción de las Tablas de Retención Documental en el Registro Único de Series Documentales.

Una vez definidas las agrupaciones funcionales o los sectores a estudiar, se procede a la recopilación de la información mediante: las leyes, decretos y resoluciones que regulan las funciones; los manuales de procesos y procedimiento de las entidades publicados en la página web; los diccionarios y glosarios especializado sobre la función o sector que se estudia; los documentos académicos, artículos de revistas académicas y trabajos de grado que tuvieran por tema de investigación la función o sector identificado; las TRD de las entidades del sector convalidadas y en proceso de convalidación; la historia institucional para revisar el origen y trasegar de la función estatal.

Con la información recopilada, se realiza un estudio de las funciones desde la visión macro que dan la constitución y las leyes hasta una la revisión particular de los acuerdos, decretos, ordenanzas y resoluciones. La tarea se centra en detectar las funciones generales y trasversales del objeto de estudio o aquellas que refieran producción documental.

Luego se procede a revisar las series o subseries que aparecen en las TRD acopiadas para revisar las diferentes formas que las entidades nombran sus agrupaciones documentales y así, contrastarlas con el análisis de las funciones. Esta revisión puede ser complementada con la lectura de las historias institucionales de las entidades que hacen parte del objeto de estudio, para agregar al análisis el estudio sobre el contexto histórico de la función. El resultado de toda la revisión es la propuesta de denominación de la serie o subserie, soportada en el estudio de la función y la tradición documental.

Después de la normalización de la denominación se procede a describir la serie o subserie utilizando el análisis de las funciones, la historia institucional, los procedimientos y los diccionarios especializados. La idea es detallar información sobre la función que la genera, el contexto de creación, los usos que se dan en la etapa activa, el nivel de acceso y los diferentes temas que abarca.

A partir de la descripción, se procede hacer una valoración de la serie o subserie mediante criterios de valoración general previamente establecidos para la agrupación documental, en el que se asignan los tiempos de retención y las disposiciones finales. En la ficha de valoración se procede a dejar información sobre le momento que comienzan a contar los tiempos de retención y se hace una propuesta a partir de marco legal del documento. Sobre la valoración secundaria también se hacen criterios generales de la valoración, en ellos se tiene en cuenta el componente histórico de la función y los aportes informativos que puedan brindar.