Para realizar el Banter con sus particularidades fue necesario plantear una metodología basada en la elaboración de vocabularios controlados pero que se ajustara a la relación que existe entre los documentos y las funciones que promueven su producción. De modo que, se tomaron elementos de la descripción documental y la elaboración de las TRD, en las que se atendieran la normalización de la denominación de la serie, la descripción del contenido informativo y la valoración documental.

El primer paso es identificar el objeto de estudio por medio de las agrupaciones funcionales y sectores de la administración que poseen dificultades en la implementación en los procesos de gestión documental o aquellos donde existen ambigüedades en las denominaciones de series, subseries o tipos documentales. Estas falencias pueden ser evidenciadas en las solicitudes de inscripción de las Tablas de Retención Documental en el Registro Único de Series Documentales.

Una vez definidas las agrupaciones funcionales o los sectores a estudiar, se procede a la recopilación de la información mediante: las leyes, decretos y resoluciones que regulan las funciones; los manuales de procesos y procedimiento de las entidades publicados en la página web; los diccionarios y glosarios especializado sobre la función o sector que se estudia; los documentos académicos, artículos de revistas académicas y trabajos de grado que tuvieran por tema de investigación la función o sector identificado; las TRD de las entidades del sector convalidadas y en proceso de convalidación; la historia institucional para revisar el origen y trasegar de la función estatal.

Con la información recopilada, se realiza un estudio de las funciones desde la visión macro que dan la constitución y las leyes hasta una la revisión particular de los acuerdos, decretos, ordenanzas y resoluciones. La tarea se centra en detectar las funciones generales y trasversales del objeto de estudio o aquellas que refieran producción documental.

Luego se procede a revisar las series o subseries que aparecen en las TRD acopiadas para revisar las diferentes formas que las entidades nombran sus agrupaciones documentales y así, contrastarlas con el análisis de las funciones. Esta revisión puede ser complementada con la lectura de las historias institucionales de las entidades que hacen parte del objeto de estudio, para agregar al análisis el estudio sobre el contexto histórico de la función. El resultado de toda la revisión es la propuesta de denominación de la serie o subserie, soportada en el estudio de la función y la tradición documental.

Después de la normalización de la denominación se procede a describir la serie o subserie utilizando el análisis de las funciones, la historia institucional, los procedimientos y los diccionarios especializados. La idea es detallar información sobre la función que la genera, el contexto de creación, los usos que se dan en la etapa activa, el nivel de acceso y los diferentes temas que abarca.

A partir de la descripción, se procede hacer una valoración de la serie o subserie mediante criterios de valoración general previamente establecidos para la agrupación documental, en el que se asignan los tiempos de retención y las disposiciones finales. En la ficha de valoración se procede a dejar información sobre le momento que comienzan a contar los tiempos de retención y se hace una propuesta a partir de marco legal del documento. Sobre la valoración secundaria también se hacen criterios generales de la valoración, en ellos se tiene en cuenta el componente histórico de la función y los aportes informativos que puedan brindar.