Secretaría Distrital de Hacienda

A continuación, se presentan experiencias que fueron desarrolladas de forma autónoma por cada una de las entidades; sin embargo, el Observatorio del SNA (¿cuál observatorio es este? ¿No se supone que ya no existe?) realiza la labor de compilación, redacción y publicación de contenidos con la estricta autorización de cada una de las entidades participantes. Por otra parte, si bien en los contenidos escritos y audiovisuales se hace alusión a herramientas tecnológicas y empresas prestadoras de servicios de archivos, esto no significa que exista un aval por parte del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN), y su aplicación es responsabilidad de cada una de las entidades.

SHD (¿qué significa el SHD?) Y SU PRINCIPAL LOGRO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

La elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental (PGD) es uno de los proyectos que se ha destacado en la Secretaría Distrital de Hacienda por sus etapas de planeación y dirección. Abarca el dimensionamiento y metodología establecidos en el Capítulo II y en el Anexo del Decreto 2609 expedido el 14 de diciembre de 2012.

Allí se identifican las necesidades en materia archivística para la SDH; posteriormente, se definen las estrategias para cubrir estas necesidades, las cuales se encuentran orientadas bajo los lineamientos dados por el AGN.

SITUACIÓN ANTES DE LA INTERVENCIÓN

Archivos de la SHD antes de la intervención Año 2004

A continuación, se presentan los aspectos encontrados en la SDH antes de la intervención y que son susceptibles a mejora:

Diagnóstico de la gestión documental, desactualizado.
Sistema de Gestión de Calidad (SIG), desactualizado.
No se había definido el PGD, solo se realizaban acciones independientes a corto y mediano plazo en temas de gestión documental.
Instrumentos archivísticos (TRD,TVD) sin convalidar.
No existía el SGDEA en la SDH.

Nota: Los datos informados corresponden a los reportados directamente por las entidades que de forma voluntaria quisieron mostrar sus avances y mejoras en la implementación de las políticas de gestión documental en el país.

SITUACIÓN POSTERIOR A LA INTERVENCIÓN

En los temas anteriormente mencionados se logró una mejora significativa, por medio de la intervención y la implementación del PGD.Durante el primer semestre del 2014 se realizó el diagnóstico de la gestión documental y de la administración de los archivos de la Entidad para presentar el PGD de la SDH, el cual fue aprobado en el Comité Interno de Archivo No. 4 del 2014, realizado el 26 de junio.

Para la elaboración del PGD se destacaron los siguientes requerimientos:

Normativo
Económico
Tecnológico
Administrativo

Principios del diseño del PGD: los cuales se estructuran para los siguientes cuatro niveles básicos:

Negocio
Procesos
Organización y personas
Tecnología

Implementación de procesosorientados a la Operación descentralizada, desagregando responsabilidades y funciones relacionadas con la gestión documental, apoyada en los sistemas misionales, orientación al uso de nuevas tecnologías y estandarización de procesos, que permiten:

Autocontrol en la generación de documentos.
Trazabilidad y auditoría transversal de la gestión documental en la SDH.
Facilidad para acceder y compartir la información.
Autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
Detección de problemas y puntos críticos.
Aplicación de normas de conservación y eliminación.

Archivos de la SHD después de la intervención Año 2014

Situacion actual de los archivos en la SHD

IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS

*Evolución tecnológica para el proceso de digitalización y conservación – 2014 al 2016*

La SDH dispone de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). Su implementación contempló la definición de metadatos de las series documentales para posteriormente cargarlos en el aplicativo o gestor de documentos.

Con el fin de articular esta herramienta con el PGD, se estableció el proyecto objetivo PO-01 Implementación de la plataforma WCC. Allí se definieron una serie de tareas y actividades enfocadas en la administración de todos los documentos que producen las diferentes dependencias de la Secretaría.

Le invitamos a leer el documento completo para conocer en detalle los temas que involucran estas experiencias exitosas.

EXPERIENCIAS-SIGNIFICATIVAS-secretria-distrital-hacienda-19-03-2017 Descargar